公司文书处理制度

    文书处理的基本原则是“准确”与“及时”，并且明确文书处理的责任者。

    第十条成文原则

    凡重要的往来交涉，都必须形成“文书”或形成记录，即使情况特殊，也必须事后追忆，形成“备忘录”。

    第十一条特例

    对那些并不重要的事项，或者通过电话、会面等简单形式处理的事项，只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。

    第十二条处理手续

    领取文书的部门，按下列规定及时予以处理。

    1。凡重要事项，或者异常事项，应立即向所在部门主管做出报告，并逐级向上请示，必要情况下必须与其他部门取得联系，等候并按照上级指示，处理文书中涉及的有关事项。

    2。如果文书中涉及的事项，与其他部门有关，必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。

    3。在具体处理时，如果认为有必要请其他部门做出配合，并且其他部门提供配合需要一定的时间，在这种情况下，应事先征得对方的意见。

    4。如果事情涉及两个以上的部门，并且难以判断由何部门出面主持时，应听取其他部门的处理意见。

    第十三条防止拖延

    文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项，以防止文书的处理延迟或停顿，如发生延迟或停顿现象，应立即交文书档案部门处理。

    第十四条重要文书的保管

    机要或绝密文书以及其他重要文件，必须存放在带锁的档案文件柜中，予以严格保管。

    文件柜的存放，必须选择在发生意外时，能够安全、迅速转移出去，放在容易发现的醒目位置。

    (四)文书的制作

    第十五条用纸的规格

    制书的用纸，除特殊情况外，原则上采用规格。

    第十六条字句

    文书应以简单明了的文体记述，采用标准的简体汉字，避免使用艰涩的词句。

    第十七条文体

    全部文书一律采用书面文体。

    第十八条复印

    绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本，在特别有必要的情况下，必须注明包括正本在内共复印多少份，送往何部门等等。

    第十九条署名

    在文书发送与转交时必须按下列要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。

    1。代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向政府机构提交的报告，全部署名“董事会代表”。

    2。对外广告及宣传，采用公司名称。

    3。除此之外的文书，署上相关业务部门名称，以及部门经理的职务与姓名。

    不重要的文书，只需署上经办人姓名。